Достижения, тенденции и перспективы: архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский городской округ»

Достижения, тенденции и перспективы: архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский городской округ»
Достижения, тенденции и перспективы: архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский городской округ»
Фото: mgpr.49gov.ru

История создания архива Ольского района берет начало с января 1972 года.

Архив долгие годы испытывал большие трудности из-за отсутствия постоянного помещения для хранения архивных документов, согласно паспортов архива с 1976 года имеются данные, что архив располагался до 1978 года в деревянном здании и состоял из 2-х комнат барачного типа, с электрическим освещением и центральным отоплением. Площадь архивохранилищ составляла 12 кв. м, протяженность стеллажей 48 м. В 1976 году числится 29 фондов постоянного хранения в них входят 2390 единиц хранения за 1937-1975 годы. С 1979 года помещение состоит из архивохранилища, рабочей комнаты и кладовой в крупнопанельном доме. Площадь архивохранилищ составляла 22 кв. м, протяженность стеллажей 62 м. В 1996 году архиву выделено приспособленное отдельное помещение, которое занимало два рабочих кабинета и архивохранилище.

В 2000-е годы в связи с большим поступлением документов по личному составу от ликвидированных организаций возникла проблема «архивной полки», выделение дополнительных помещений не решило проблему, не соблюдался и температурно-влажностный режим в дополнительных помещениях. В 2010 году  было выделено помещение под архивохранилище, (площадь увеличилась на 20 кв. м). Благодаря вводу помещения в действие частично решена проблема нехватки стеллажных площадей. Сделан ремонт помещения, установлены огнетушители, приобретены и установлены  железные стеллажи. В июне того же года были перемещены в новое архивохранилище 12 фондов  10978 единиц  хранения.      В марте 2012 года установлена  пожарно-охранная сигнализация. Одной из проблем является  обеспечение сохранности документов во многих организациях района. Ежегодно в архив поступают на хранение в среднем 500 дел. В основном документы поступают в неупорядоченном состоянии и без научно-справочного аппарата. Организации не готовят свои документы для передачи в архивный отдел на хранение, объясняя это тем, что не предусматривается финансирование работ, связанных с приведением в порядок документов. 

Руководством района в 2016 году архивному отделу были выделены три совмещенных кабинета площадью 63 кв. м. В течении 2-го и 3-го квартала осуществлялись мероприятия по подготовке помещения под архивохранилище. Был произведён косметический ремонт (потолок и стены оштукатурены и побелены),  установлены лампы в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, окна оснащены светонепроницаемыми шторами, ранее была установлена пожарная сигнализация. В каждую комнату установлены огнетушители. Были приобретены 72 новых  металлических стеллажа на 6 полок. В 3 – м квартале произведён монтаж стеллажей. В новом хранилище были  размещены: отдельно в первом помещении документы постоянного хранения в количестве 60 фондов - 8405 единиц хранения, во второй комнате документы по личному составу в количестве 48 фондов , 10611 единиц хранения. В кабинете у специалистов установлен стеклопакет, произведена замена рабочих столов.

В разные годы основными задачами архива были и остаются: упорядочение, комплектование,  сохранность и популяризация архивных документов.  Штат архивного отдела до 1999 года состоял из 1 человека – заведующего архивным отделом. Работа по обеспечению сохранности документов сосредоточена на реализации мероприятий: по увеличению площадей хранилищ и укреплению материально-технической базы отдела, увеличению числа штатных сотрудников. С 2007 года существенно пополнилась материально-техническая база архивного отдела: приобретены копировальный аппарат, новые системные блоки, мониторы, принтеры. С сентября 2017 года в штат введена третья единица специалиста отдела. Архив комплектуется документами постоянного срока хранения и по личному составу. За последние 20 лет объем принятых документов увеличился вдвое.  На учете числится 61 фонд постоянного хранения, включающих 8558 единиц хранения и  72 фонда по личному составу, насчитывающихся 12036 единиц хранения. Документы охватывают период  с 1939 по 2015 годы. В комплекс задач, обеспечивающих сохранность архивных документов, входит проведение проверки наличия и состояния дел в архивохранилищах. В 2016-2017 годах проводилась проверка наличия и состояния архивных документов в связи с переездом, которая полностью завершена в 2017 году. С целью формирования Архивного фонда района в список источников комплектования включено 18 организаций. Нормативно-методические документы имеются во всех организациях-источниках комплектования, за -2017 год обновлены номенклатуры дел в 5 организациях, утверждены  5 положений об экспертных комиссиях и 5 - об архивах. В 2017 году проведен  семинар для работников учебных заведений. В целях оказания методической и практической помощи в упорядочении, в проведении экспертизы ценности документов проведено 4 консультации в организациях-источниках комплектования.

Сегодня в архивном отделе сконцентрировано 114 фондов которые включают более 20 тыс. единиц хранения, отражающих материальную и духовную жизнь района с 1939 года по сегодняшний день. Основная доля приходится на управленческую документацию – более 8 тысяч единиц и документы по личному составу - более 12 тысяч единиц. В архиве  хранятся документы советской эпохи, которые представлены материалами местных органов государственной власти и финансирования, народного хозяйства, здравоохранения, народного образования, культуры. Помимо протоколов, планов и отчетов в фондах организаций имеются докладные записки, справки, информации, переписка по различным направлениям деятельности, сведения о награждениях граждан. Одним из важных направлений в деятельности архивного отдела является организация учета архивных документов в автоматизированном режиме. В архиве используется разработанный программный комплекс (ПК) «Архивный фонд». В базу данных внесено 90% имеющихся фондов, 20 % описей. Ввиду того что была введена третья штатная единица, в перспективе планируется закончить на 100 % введение данных описей до конца 2019 года. Документы, хранящиеся в архивном отделе, открыты и доступны для всех. Историческая информация, хранимая на стеллажах нашего архива, постоянно востребована, использование документов осуществляется в большом объеме.

В последние годы возрос интерес к документам архива со стороны общественности. За последние годы зарегистрировано в среднем за год 10 обращений и посещений пользователей в читальном зале. Тематика исследования самая разнообразная: история поселка и сел, организаций и учреждений, народного образования, культуры, составление своей родословной и др. Одним из основных направлений в использовании архивных документов является исполнение запросов. За 3 последних года отделом исполнено около 3 тысяч социально-правовых, и 50 тематических запросов. Архивным отделом в 2012 году заключено соглашения об информационном взаимодействии по телекоммуникационным каналам связи с Отделением Пенсионного фонда Магаданской области Российской Федерации. Обмен электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с использованием программных средств ViPNet Client [Деловая почта] происходит между архивным отделом и управлениями ПФ, что существенно сократило время доставки и исключило затраты времени на пересылку документов по обычной почте.Всего за период действия соглашения в архивный отдел поступило 450 запросов.

На сегодня в отделе трудятся преданные своему делу специалисты, целеустремленно и творчески работающие над совершенствованием архивного дела, улучшением сохранности и приумножением документального богатства по истории Ольского района.

 
По теме
Заместитель прокурора Магаданской области Сергей Черневич провел личный прием граждан, проживающих в ГКУ «Центр социальной адаптации для лиц без определенного места жительства».
Прокуратурой Северо-Эвенского района неоднократно проводились проверки по факту систематической задержки заработной платы работникам МУП «Эвенскэнерго».
Колымчан приглашают принять участие в III Кубке по рационализации и производительности - Kolyma.Ru МАГАДАН. КОЛЫМА-ИНФОРМ. Участниками III Кубка по рационализации и производительности станут – 350 лучших профессионалов страны, задействованных в оптимизации производственных процессов на предприятиях.
Kolyma.Ru
Пожарно-тактические учения прошли в Магаданском областном театре кукол - МЧС Магаданской области Сегодня в столице Колымы прошли плановые пожарно-тактические учения, главной целью которых стала отработка действий подразделений МЧС при тушении пожара, спасение пострадавших,
МЧС Магаданской области
В Магадане заключен под стражу обвиняемый в развращении несовершеннолетних - Следственный комитет Вторым отделом по расследованию особо важных дел СУ СК России по Магаданской области расследуется уголовное дело по обвинению 40-летнего жителя Чукотки в совершении преступлений, предусмотренных ч. 3 ст.
Следственный комитет
photo 2024 03 28 15 35 05 - Газета Магаданская правда Максимальный размер составляет 50 тыс. рублей Фото: imghub.ru Правительство России увеличило размеры ежемесячной специальной социальной выплаты для медицинских работников.
Газета Магаданская правда
Семья под защитой закона - Детская библиотека В рамках региональной программы Сила Магадана в Лицее 14 им. А. К. Болдырева прошла беседа «Семья под защитой закона».
Детская библиотека
НА ПРОЛЕТАРСКОЙ, 20 А - Краеведческий музей     Друзья, хорошая новость! Приглашаем вас 30 и 31 марта с 11 до 19 часов БЕСПЛАТНО посетить новое выставочное пространство по адресу ул.
Краеведческий музей
«Магадан – город трудовой доблести» - Детская библиотека 7 апреля в 12:00 приглашаем жителей Магадана в историческое путешествие в рамках Всероссийского проекта «Страна трудовой доблести»!
Детская библиотека