Работа архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа – достижения, тенденции, перспективы

Фото: mgpr.49gov.ru

Основными направлениями деятельности архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа Магаданской области  являются:

- обеспечение нормативных условий сохранности и государственного учета документов архивных фондов, как важнейшей составной части государственных информационных ресурсов и исторического наследия, а также использование лучшего опыта и стандартного хранения;

- качественное формирование архивного фонда Омсукчанского городского округа;

- повышение доступности и качества предоставляемых услуг населению;

- укрепление кадрового состава архивного отдела;

- повышение социальной защищенности работников архивного отдела.

Основными задачами для архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа являются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного отдела.

Разработаны и утверждены постановлениями администрации Омсукчанского городского округа:

- регламент по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Омсукчанского городского округа»;

- регламент по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа «Организация информационного обеспечения граждан, органов муниципальной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;

- утверждены схемы и порядок учета архивных документов архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа;

- утверждено положение об архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа;

- утвержден список №1 организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа.

Постоянно оказывается практическая и методическая помощь при составлении номенклатур дел организаций – источников комплектования.

По состоянию на данный момент все организации городского округа имеют номенклатуры дел.

Архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа направлены рекомендательные письма в организации – источники комплектования архивного отдела, не предоставивших данные:

- о назначении персональных ответственных за сохранность документов в структурных подразделениях, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность документов;

- в соответствии с утвержденной номенклатурой дел провести упорядочение и описание дел постоянного хранения;

- упорядочение и описание дел постоянного хранения и по личному составу.

Также было рекомендовано подобрать документы о создании, преобразованиях организации (учреждения) для составления исторической справки, предисловия.

Работниками архивного отдела в данном вопросе оказывается всесторонняя консультативная и практическая помощь.

Ежегодно разрабатываются и утверждаются Основные направления развития архивного дела в Омсукчанском городском округе и в основном все плановые показатели выполняются, что отражается в годовых отчетах.

Проводилась и проводится работа по усилению безопасности архивных фондов, проведение мероприятий по обеспечению  пожарной безопасности архива. Все архивохранилища и кабинеты оснащены огнетушителями, помещения архивного отдела полностью обеспечены пожарной сигнализацией и системой оповещения о пожаре. Регулярно проводится инструктаж по правилам пользования автоматизированной пожарной сигнализацией и о действиях сотрудников при пожаре.

Постоянно проводится работа по обеспыливанию стеллажей и документов в фондах – 1 раз в месяц и влажная уборка помещений – ежедневно. На окнах стоят светозащитные рамки.

Документы хранятся в архивохранилищах общей площадью – 169,0 кв. метров, стеллажи металлические, протяженность 641 погонных метра.

Пристальное внимание уделяется обеспечению сохранности документов при их использовании, в том числе при выдаче дел на временное пользование.

Для сотрудников заведены журналы для регистрации архивных дел, выданных из архивохранилища для исполнения социально-правовых и тематических запросов.

Постоянно проводится полистная проверка, проверка наличия и состояния документов фондов, реставрация документов, подшивка и переподшивка дел, оформление титульных и заверительных листов, 90% дел постоянного хранения закартонированы.

На все документы, находящиеся на хранении в архивном отделе, заведены Дела фондов, составлены и утверждены ЭПМК архивного агентства министерства государственно-правового развития Магаданской области описи дел.

В настоящее время на хранении в архивном отделе находятся документы постоянного хранения 54 предприятий, организаций – 10097 единиц хранения, по личному составу 78 – 8290 единиц хранения.

Все поступающие на хранение документы регистрируются в Журнале поступления документов на хранение, оформляются акты приема-передачи документов на хранение. После составления и утверждения описи документов, данные заносятся в учетные документы. Так же в учетные документы заносятся данные при изменении данных.

Ежегодно проводится паспортизация организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа.

По исполнению социально-правовых и тематических запросов.

В среднем за квартал поступает 450-500 запросов социально-правового характера и от 5 до 10 тематических запросов.

Все поступающие запросы социально-правового характера проходят регистрацию, исполняются в течение 5-7 дней.

По исполнению тематических запросов: они так же проходят регистрацию, сроки исполнения до 10 дней, так как при подборке документов возникает необходимость проводить работу с несколькими фондами и не за один год.

Основная тематика запросов:

- об образовании и деятельности предприятий, организаций, учреждений Омсукчанского района, о награждении, исполнении депутатских полномочий, выделении жилья, проживании, оплате контейнеров, несчастных случаях на производстве;

- о стаже работы,  заработной плате, о надбавках, отпусках, налоговых вычетах, оплате проезда в отпуск, контейнеров,  бронировании жилья, заключении трудовых договоров, льготном стаже и др.

Архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа совместно с Отделом пенсионного фонда в Омсукчанском районе проводятся встречные проверки достоверности выданных справок по заработной плате и стаже работы, особенно тех, которые заказывают сами заявители.

Постоянно уделяется серьезное внимание работе с кадрами, улучшению условий труда, повышению профессионального мастерства, деловых качеств и социальной защищенности работников архива.

Работа архивного отдела администрации  Омсукчанского городского округа  проводится в тесном взаимодействии с архивным агентством министерства государственно-правового развития Магаданской области, руководители и специалисты которого постоянно оказывают помощь в решении вопросов архивного дела в районе.

В перспективе: продолжать работу по сохранению, усовершенствованию, переработке документов, находящихся на хранении в  архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа.

Принимать на хранение документы от ликвидированных организаций и действующих, сроки хранения документов в которых истекли или из-за отсутствия помещений для хранения.

В связи с участившимися требованиями пенсионных фондов о предоставлении копий первичных документов (особенно лицевых счетов) приобрести для оцифровки визуализатор архива «ViAr».

Возобновить работу по ведению автоматизированного учета документов архивного фонда администрации Омсукчанского района в программном комплексе «Архивный фонд», для чего необходимо направить на обучение специалиста-архивариуса.

Продолжить работу с организациями-источниками комплектования архивного фонда, оказывать им всестороннюю практическую и методическую помощь при составлении номенклатур дел, упорядочении и описании документов постоянного хранения и по личному составу, исторических справок и предисловий.

Продолжить работу по усовершенствованию и обновлению технического оборудования, дополнительно приобрести металлические стеллажи.

Начальник архивного отдела администрации  Омсукчанского городского округа А.К. Кофанова

 
По теме
Подведены итоги работы экспертно-проверочной методической комиссии архивного агентства МГПР Магаданской области за 1-е полугодие 2018 года - Министерство государственно-правового развития Одним из основных направлений деятельности архивного агентства МГПР Магаданской области является предоставление государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел,
02.07.2018
Роман Аничин проведет личный прием в п. Омсукчан - Администрация Магаданской области 2 июля 2018 г. с 18.00 до 20.00 планируется выездной личный прием жителей Омсукчанского городского округа в п. Омсукчан, который проведет главный федеральный инспектор по Магаданской области Аничин Роман Николаевич.
27.06.2018
О пополнении фондов колымского архива документами ликвидированных организаций - Министерство государственно-правового развития В 1-ом полугодии 2018 года в Государственный архив Магаданской области поступили документы по личному составу ликвидированных организаций и учреждений территории:
25.06.2018
 
Высокая пожарная опасность ожидается в в Омсукчанском городском округе - Kolyma.Ru Экстренное предупреждение о возможном возникновении чрезвычайных ситуаций на территории Магаданской области 19-21 июня 2018 года (подготовлено на основании данных ФГБУ Колымского УГМС) 19-21 июня 2018 года с учетом прогнозируемой,
18.06.2018
Достижения, тенденции и перспективы: архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский городской округ» - Министерство государственно-правового развития История создания архива Ольского района берет начало с января 1972 года. Архив долгие годы испытывал большие трудности из-за отсутствия постоянного помещения для хранения архивных документов,
07.06.2018
 
О результатах проверок соблюдения законодательства о безопасности объектов капитального строительства - Прокуратура Магаданской области Органами прокуратуры на системной основе осуществляется надзор за соблюдением законодательства в сфере безопасности объектов капитального строительства.
19.11.2018 Прокуратура Магаданской области
Депутаты Магаданской областной Думы Эдуард Козлов и Евгений Салтанов , а также председатель городской Думы Сергей Смирнов и предприниматель Николай Ярощук помогли колымской учительнице Екатерине Сизовой отправиться на фе
19.11.2018 Магаданская областная Дума
Вынесен обвинительный приговор по факту незаконного приобретения и хранения без цели сбыта наркотического средства в крупном размере - Прокуратура Магаданской области Прокурором Магаданской области Анатолием Васильевым поддержано государственное обвинение в отношении ранее судимого за умышленное причинение тяжкого вреда здоровью 24-летнего жителя г. Магадана.
19.11.2018 Прокуратура Магаданской области
В Северо-Эвенском городском округе обнаружено тело пропавшего метеоролога - Kolyma.Ru Ольским межрайонным следственным отделом СУ СК России по Магаданской области проводится доследственная процессуальная проверка по факту безвестного исчезновения работника метеостанции «Лабазная».
19.11.2018 Kolyma.Ru
За убийство сожителя жительница Сусуманского городского округа осуждена к лишению свободы - Прокуратура Магаданской области В Сусуманском районном суде с участием государственного обвинителя прокуратуры Сусуманского района закончилось вынесением обвинительного приговора рассмотрение уголовного дела по обвинению жительницы п.
19.11.2018 Прокуратура Магаданской области
Литературный вечер «Великий мастер языка и слова» прошёл в эти выходные - Мэрия города Магадан Центральная городская библиотека имени О. Куваева провела мероприятие, посвященное 200-летию Ивана Тургенева Литературный преемник Пушкина, хранитель «великого и могучего» русского языка,
19.11.2018 Мэрия города Магадан
В минувшие выходные Магаданский государственный музыкальный и драматический театр представит колымчанам поистине знаковую премьеру: 16 и 18 ноября на малой сцене публика увидела одноактовую оперу «Боярыня Вера Шелога».
19.11.2018 Министерство культуры
Скоро областной театр блеснет новым убранством сцены, в едином цветовом замысле с которым будут исполнены и другие элементы антуража храма Мельпомены.
19.11.2018 Министерство культуры
Всероссийский день самбо отметили в Магадане большими соревнованиями - Kolyma.Ru Сегодня в области около 600 мальчишек и девчонок занимаются этим национальным видом единоборства Всероссийский день самбо, который отмечается в России 16 ноября, отпраздновали в Магадане в ФСК «Колымский».
19.11.2018 Kolyma.Ru
Безфундаментные канатно-бугельные подъемники в магаданской Русской горнолыжной школе готовы к приему спортсменов - Kolyma.Ru На полную мощность оборудование заработает с приходом крепких морозов и снега Очередной сезон стартовал в Русской горнолыжной школе – Магадан.
19.11.2018 Kolyma.Ru
Областные соревнования по лыжным гонкам «Кубок Магадана» соберут юных спортсменов в предстоящие выходные - Мэрия города Магадан Состязания пройдут в районе Черемушек на Снежной Долине Более 70 ребят, воспитанников спортивных школ города и области примут участие в соревнованиях по лыжным гонкам «Кубок Магадана».
16.11.2018 Мэрия города Магадан
Всероссийский день самбо отметили в Магадане большими соревнованиями - Kolyma.Ru Сегодня в области около 600 мальчишек и девчонок занимаются этим национальным видом единоборства Всероссийский день самбо, который отмечается в России 16 ноября, отпраздновали в Магадане в ФСК «Колымский».
19.11.2018 Kolyma.Ru
В рамках ускоренного социально-экономического развития российского Дальнего Востока созданы выгодные условия для запуска новых проектов и привлечения инвесторов.
19.11.2018 Администрация Магаданской области
По информации министерства дорожного хозяйства, транспорта и связи Магаданской области, на 19 ноября 2018 г. на автомобильных дорогах области работает 81 единица дорожной техники.
19.11.2018 Администрация Магаданской области